Stichwörter
ER2; Beleg-Freigabe; DMS; Vorsystem; Primanota; Webservice; Überprüfung Kontierung
Kurz & bündig
Bereitstellung einer Belegüberprüfung vor der Übernahme in Diamant über die ER2-Schnittstelle. Die ER2-Sätze werden als verständliche Primanota dargestellt. Geprüfte Belege können optional nur durch ein Freigabe-Passwort in Diamant übertragen werden. Alle Übergaben und Freigaben werden dokumentiert und archiviert.
Ideale Einsatzgebiete sind die Übergabe der Belege aus Ihrem Dokumenten-Management-System oder nach der Installation neuer Anwendungen die Belege an Diamant übergeben (=Kontroll-Instanz)
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Ausführliche Informationen
Bei der Übergabe von ER2-Schnittstellendateien werden die Inhalte von Diamant vor dem Import zwar syntaktisch und teils inhaltlich geprüft. Aber ob das korrekte Sachkonto oder Belegnummer verwendet worden ist, kann Diamant natürlich nicht wissen. Die ER2-Schnittstellendatei sind zwar für den versierten Schnittstellen-Anwender verständlich, aber nicht für den normalen Anwender. Daher wird in der Regel eine echte Prüfung erst nach der Verbuchung in Diamant möglich.
Gerade beim Einsatz von neuen Anwendungen die Belege zu Diamant übergeben oder bei Anwendungen wie Dokumenten-Management-Systemen kann das unter Umständen problematisch sein. Storno hilft, ist aber nicht schön. Weiterhin ist es auch nicht so ohne weiteres ersichtlich, welche Belege importiert worden sind, außer der Anwender sucht explizit danach („Beleg suchen“, „Journal suchen“)
Abhilfe schafft hier unsere Anwendung: Es überwacht ein angegebenes Verzeichnis und importiert automatisch alle ER2-Dateien die dort abgelegt werden. Der Anwender kann in der entsprechenden Liste jeden Beleg anschauen und explizit zur Übergabe freigegeben. Alle freigegebene Belege werden automatisch per Webservices an Diamant übergeben – es muß also nicht mehr manuell in Diamant importiert werden.
Zu jedem freigegebenen Beleg werden Anwender und Zeitpunkt protokolliert. Auf Wunsch kann die Freigabe nur durch ein Freigabe-Passwort erfolgen. Treten seitens Diamant Fehler in Belegen auf, so werden diese Belege in der Fehlerliste unserer Anwendung verschoben und dort mit allen Fehlerdetails angezeigt.
Alle übergebenen ER2-Sätze werden intern archiviert und kann mit der Volltextsuche einfach durchsucht werden. Wie bei unseren Anwendungen üblich, können alle Listen frei gruppiert und umfangreich gefiltert werden.
Sie erreichen unseren Vertrieb unter der Telefonnummer +49 6203 18 94 915 oder per email